Päästäänkö ohjelmistopohjaisella projektinhallinnalla parempaan tulokseen?

Ajallisesti rajoitettu ponnistus, josta on tarkoitus saada aikaiseksi joku haluttu tuotos. Mikä se on? No tietenkin projekti. Ja kyllä, ohjelmistopohjainen projektinhallinta on merkittävä tekijä projektin onnistumiselle ja tulokselle, huomauttaa Vitec ALMAn Jan Finnilä blogikirjoituksessaan.

Projekti- ja projektitiedonhallinnassa ei ole meille Vitec ALMAlla mitään kovinkaan hämmästyttävää. Ainakaan siinä, mitä tulee tapaan hoitaa asioita ja miten asioihin suhtaudutaan. Asiakkaan kanssa tehdään yhteistyötä, mutta häntä myös sparrataan ja haastetaan näkemään projektinhallinnan mahdollisia sudenkuoppia.

Projektilla kuin projektilla on aina tavoitteena jokin tuotos. Valitettavan usein tavoite tuolle tuotokselle on määritelty sen tulevan elinkaaren hallinnan kannalta kuitenkin puutteellisesti. Tavoitteenahan tulisi olla kokonaisuus, joka valmistuu ajallaan, täyttää sille asetetut vaatimukset ja että käytössä on kaikki tarvittava data sellaisessa muodossa, että sen tuottavuus ja ylläpito voidaan varmistaa ensimmäisestä päivästä lähtien. Näin harvoin kuitenkaan on ja syytkin siihen ovat varsin yksinkertaiset ja ymmärrettävät.

Aikataulu on projektiammattilaisen raamattu

Tiedän kokemuksesta, että teollisen tason projekteissa on normaalia, että eri osapuolia on useita ja aikataulut ovat jo alun alkaen tiukat. Erityisesti aikatauluissa hidas liikkeellelähtö kumpuaa usein tilaajaan liittyvistä syistä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi pitkäksi venynyt päätöksenteko ja omien rivien kokoaminen. Nämä viivästykset yritetään monesti kuroa kiinni projektin startattua muiden osapuolien aikatauluissa.

Projektin muut osapuolet ovat yleensä alan ammattilaisia, joita yhdistää se, että heitä odottaa aina kyseisen projektin jälkeen jo seuraava. Aikaa odotteluun ei olisi, mutta ei myöskään kiireeseen, joka on väistämättä edessä, jos aikatauluja pitää heti ensi metreiltä kuroa umpeen.

Listasin huomioitavia seikkoja, miten ALMA-ohjelmistopohjaisella projektinhallinnalla päästään parempaan tulokseen niin projektin kuin tulevan käytön ja ylläpidon eli omaisuudenhoidon kannalta.

• Kun määritellään haluttu tuotos, määritellään samalla haluttu rakenne ja tietomalli syntyvälle datalle. Näin tehdään niin suunnitteludatalle kuin projektin muissa vaiheessa muodostuvalle datalle.
• Luodaan mahdollisimman paljon dataa suoraan tilaajan tietokantaan / alustaan. Tässä ALMAn etu on se, että lähes kaikkea tietoa voidaan hallita samalla alustalla. Se tieto, mitä ei voida luoda ALMAlla, viedään sovitussa formaatissa ALMA-tietomalliin sovitulla tavalla. Tässä pitää olla rautainen kuri, yhtenäinen tietomalli vaati yhtenäisen tavan toimia, muuten tuloksena on useita hajanaisia malleja!
• Projektin eri vaiheet ja niiden riippuvuudet luodaan järjestelmään ja valmistusastetta seurataan yhtenäisesti yhdellä työkalulla, jotta kaikki tietävät missä mennään ja voivat seurata, mitkä vaiheet ovat riippuvaisia heidän töistään ja missä järjestyksessä töitä pitää/voi tehdä. Projektinjohto pysyy näin myös kokonaistilanteesta hyvin perillä ja voi toimia sen mukaisesti. Lisäksi kulujen seuranta on tällöin ajan tasalla.

Tehdään siis asiat jo projektin aikana hieman paremmin ja kurinalaisemmin, niin se palkitsee koko elinkaaren ajan. Tiedonhallinnan osuus on parhaimmillaankin vain joitakin prosentteja teollisten projektien kokonaiskuluista ja se maksaa itsensä takaisin jo parantuneella projektinhallinnalla, puhumattakaan projektin jälkeisestä elämästä.