ALMA-järjestelmän tuoteuudistus ja WebALMA 5.0:n käyttöönotto etenevät vuoden 2026 aikana vaiheittain. Tavoitteena on tarjota kaikille nykyisille CloudALMA-asiakkaille mahdollisuus siirtyä WebALMA 5.0:n käyttöön vuoden 2026 aikana.
– Kyse ei ole vain käyttöliittymän uudistamisesta, vaan tämä on osa laajempaa muutosta, jossa ALMA siirtyy uuden sukupolven pilvipalveluun, Vitec ALMAn tuotekehitysjohtaja Toni Penttilä sanoo.
WebALMA 5.0 on muutoksen keskeinen osa, joka tarjoaa ALMAn käyttäjille selainpohjaisen ja helppokäyttöisen käyttöliittymän. Kun asiakas ottaa WebALMA 5.0:n käyttöön, hän saa jatkossa käyttöönsä ALMAn uudet ominaisuudet ja näkymät. Samalla asiakas varmistaa, että hän pysyy mukana ALMAn kehityksessä myös tulevina vuosina.
Vitec ALMA huolehtii siitä, että käyttöönotto sujuu hallitusti asiakkaille suunniteltujen palvelupakettien avulla. Käytännössä Vitec ALMA vie WebALMA 5.0:n ensin asiakkaan testiympäristöön, sopii käyttöönoton aikataulusta ja huolehtii lopuksi tuotantoympäristöön siirtämisestä sekä käyttäjien koulutuksesta.
Käyttöönoton laajuus määräytyy sen mukaan, miten asiakas käyttää ALMAa tällä hetkellä. Vitec ALMA on jakanut asiakkaat ryhmiin käytön laajuuden perusteella ja suunnitellut käyttöönoton palvelupaketit sen mukaisesti.
– Asiakkaan kannalta tärkeintä on tarttua omaan aikaikkunaan, jotta siirtymä etenee sujuvasti ja uusi käyttöliittymä saadaan osaksi arjen työtä, Penttilä neuvoo.
Asiakkaamme kannattaa toteuttaa siirtymä kolmesta selkeästä syystä.
1. Pysyt mukana ALMAn kehityksessä
Saat jatkossa käyttöösi CloudALMAn uudet ominaisuudet, näkymät ja uuden käyttöliittymän. Vitec ALMA keskittää kehitystyön WebALMA 5.0:aan.
– Tämä koskee myös ALMAa laajasti käyttäviä asiakkaita. Työpöytäkäyttöliittymä säilyy asiakkaiden käytössä vielä pitkään, mutta uudet näkymät ja toiminnallisuudet tulevat jatkossa WebALMA 5.0:n kautta, Penttilä sanoo.
2. Käyttöönotto onnistuu sujuvimmin sinulle varatussa aikaikkunassa
Vitec ALMA on jakanut asiakkaat kolmeen ryhmään ALMAn nykyisen käytön laajuuden mukaan: tiedonhallinta-asiakkaisiin, kunnossapitoasiakkaisiin ja ALMAa laajasti hyödyntäviin asiakkaisiin. Jokaiselle ryhmälle on suunniteltu oma palvelupaketti, aikataulu ja tarvittavat asiantuntijaresurssit.
– Olemme muotoilleet tämän asiakkaalle mahdollisimman helpoksi: valmis paketti, valmis hinta ja valmis aikataulu. Kun asiakas hyväksyy paketin, pystymme varaamaan resurssit ja hoitamaan siirtymän, Penttilä kertoo.
3. Uudet ominaisuudet helpottavat arkeasi
WebALMA 5.0 parantaa erityisesti niitä asioita, joita käyttäjät tekevät ALMAssa päivittäin. Uusi käyttöliittymä helpottaa tiedon hakemista, dokumenttien löytämistä ja kunnossapidon tehtävien hoitamista. Käyttäjä saa tarvitsemansa tiedon nopeammin ja pystyy tekemään työnsä sujuvammin.
– Ohjelmisto on asiakkaillemme työkalu. Esimerkiksi kunnossapitoasentaja ei halua käyttää aikaa ohjelmiston kanssa, vaan tehdä hänelle tarpeelliset ja tärkeät asiat mahdollisimman helposti ja käyttäjäystävällisesti, Penttilä sanoo.
Aikataulutamme WebALMA 5.0:n käyttöönoton sen mukaan, miten laajasti asiakas käyttää ALMAa nykyisessä arjessaan. Mitä laajemmin asiakas käyttää ALMAa, sitä enemmän käyttöönottoon sisältyy valmistelua, konfigurointia ja koulutusta. Siksi asiakkaat etenevät siirtymässä kolmessa ryhmässä.
Ensimmäiseen ryhmään kuuluvat asiakkaat, jotka käyttävät WebALMAa rajatummin esimerkiksi tiedon ja dokumenttien hakemiseen sekä katseluun.
Toisessa ryhmässä ovat kunnossapitoasiakkaat, joille WebALMA on päivittäinen työkalu esimerkiksi töiden, tehtävien, tuntien, ilmoitusten ja varastotoimintojen hoitamiseen.
Kolmanteen ryhmään kuuluvat asiakkaat, jotka hyödyntävät WebALMAa laajasti eri toiminnallisuuksissa ja joilla on usein myös suuret käyttäjämäärät.
1. Viemme WebALMA 5.0:n testiympäristöön
Käyttöönotto alkaa asiakkaan testiympäristöstä. Vitec ALMA konfiguroi WebALMA 5.0:n toiminnallisuudet testiympäristöön, jotta asiakas pääsee tutustumaan uuteen käyttöliittymään ennen tuotantoympäristöön siirtymistä.
2. Asiakas testaa uutta käyttöliittymää
Kun WebALMA 5.0 on testiympäristössä, asiakas voi kirjautua järjestelmään, kokeilla toiminnallisuuksia ja tutustua uuteen käyttötapaan. Samalla Vitec ALMA käy asiakkaan kanssa läpi käyttöönoton etenemisen.
3. Sovimme asiakkaan kanssa kääntöviikon
Testivaiheen jälkeen sovimme kääntöviikosta eli ajankohdasta, jolloin viemme WebALMA 5.0:n tuotantoympäristöön. Sen aikana Vitec ALMA varaa käyttöönottoon tarvittavat asiantuntijaresurssit ja tekee tuotantoympäristöön tarvittavat toimenpiteet.
4. Siirrämme WebALMA 5.0:n tuotantoympäristöön
Kääntöviikolla Vitec ALMA tekee versiopäivityksen, tarvittavat konfiguroinnit ja muut tuotantoympäristön toimenpiteet. Tämän jälkeen asiakas pääsee käyttämään WebALMA 5.0:aa omassa tuotantoympäristössään.
5. Koulutamme käyttäjät uuteen käyttöliittymään
Käyttöönottoon kuuluu käyttäjäkoulutus. Sen tavoitteena on, että käyttäjät pääsevät sujuvasti kiinni uuteen käyttöliittymään ja osaavat hyödyntää sitä omassa työssään.
Ensimmäisistä käyttöönotoista saatu palaute on ollut myönteistä. Asiakkaat ovat kiittäneet erityisesti parempaa käytettävyyttä ja sitä, että tiedon löytäminen on helpottunut. Penttilän mukaan siirtymä ei ole herättänyt asiakkaissa suuria huolia, kun käyttöönotto on viety läpi selkeänä kokonaisuutena.
– Palaute on ollut erittäin hyvää niiltä asiakkailta, jotka ovat jo päässeet testaamaan ja käyttämään WebALMA 5.0:aa. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä ALMAn kehityssuuntaan, Penttilä sanoo.